Datenschutz & Sicherheit

Wenn du Gästedaten verwaltest, trägst du Verantwortung – für deine Gäste genauso wie gegenüber dem Gesetz. servEase ist von Grund auf so gebaut, dass dir dieser Teil so leicht wie möglich gemacht wird. Diese Seite fasst zusammen, wie das in der Praxis aussieht – ohne Paragraphen, dafür mit den Fragen, die dich als Betrieb wirklich beschäftigen.

Wem gehören die Daten?

Dir. Auch wenn viele Betriebe dieselbe servEase-Plattform nutzen, sind eure Daten technisch strikt von denen anderer Kund:innen getrennt. Niemand außerhalb deines Betriebs sieht deine Gästedaten.

Woher kommen Gästeprofile?

Automatisch – aus Reservierungen, Kassentransaktionen und Anmeldungen im Loyalty Hub. Du musst nichts manuell eintragen. Mehr dazu auf der Seite Kundenverwaltung (CRM).

Was passiert, wenn ein Gast nicht einwilligt oder seine Einwilligung zurückzieht?

Das Profil wird nach einer von dir festgelegten Frist (standardmäßig 90 Tage) automatisch anonymisiert. Persönliche Daten werden entfernt, zusammengefasste Statistiken für deine Berichte bleiben erhalten. Ein Protokolleintrag belegt, dass die Frist eingehalten wurde – das brauchst du im Zweifel als Nachweis. Kehrt der Gast später zurück und wird erkannt, lässt sich das anonymisierte Profil wieder mit ihm verknüpfen, die Historie ist dann wieder vollständig da.

Was, wenn ein Gast seine Daten sehen oder löschen lassen möchte?

Für beides gibt es fertige Werkzeuge direkt in servEase: Aus der Kundenverwaltung heraus lässt sich mit wenigen Klicks ein vollständiger Datenexport für eine einzelne Person erstellen. Ist der Loyalty Hub aktiv, können Gäste das sogar komplett selbst erledigen – Datenexport und Löschantrag direkt aus ihrem eigenen Profil, ohne dass du eingreifen musst. Bei einer Kontolöschung wird verbleibendes Echtgeld-Guthaben automatisch zurückerstattet, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Was ist mit Allergien und Gesundheitsdaten?

Allergie- und Unverträglichkeitsdaten sind besonders sensibel und werden entsprechend gesondert behandelt – getrennt von allgemeinen Vorlieben gespeichert und ausschließlich für den Zweck genutzt, für den sie gedacht sind: die Sicherheit deiner Gäste in Küche und Service. Nutzt du Guest360, gilt das ebenso für automatisch erkannte Hinweise.

Was ist mit Marketing-E-Mails?

Jede Newsletter-Anmeldung durchläuft verpflichtend ein Double-Opt-in: Der Gast bestätigt seine Anmeldung aktiv per Klick, bevor er wirklich Mails erhält. Jede bestätigte Anmeldung wird mit Zeitstempel, IP-Adresse und Quelle nachweisbar protokolliert – das ist dein Nachweis, falls er je gebraucht wird. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick, sowohl je Liste als auch komplett, und wird sofort wirksam. Mehr dazu unter Mailings & Kampagnen.

Reine Reservierungsbestätigungen, Änderungs- und Stornierungsmails brauchen dagegen keine separate Marketing-Einwilligung – sie gehören zur eigentlichen Dienstleistung, die der Gast bei dir gebucht hat.

Was ist mit Zahlungsdaten?

Kreditkartendaten, die für Reservierungsgarantien oder Anzahlungen erfasst werden, laufen über die Zahlungsdienstleister-Anbindung – servEase selbst speichert keine vollständigen Kartennummern.

Wer sieht interne Notizen über einen Gast?

Das entscheidest du. Interne Notizen lassen sich fein nach Rolle steuern – etwa Allergiehinweise für das gesamte Serviceteam sichtbar, während besonders sensible persönliche Notizen nur der Betriebsleitung vorbehalten bleiben. Jede Notiz trägt Zeitstempel und Verfasser:in. Für den Gast selbst sind interne Notizen unter keinen Umständen sichtbar.

Wer sieht was in servEase – und wie wird das kontrolliert?

Über die Benutzerverwaltung legst du fest, welche Rolle welche Bereiche sehen und bearbeiten darf – granular, pro Person und pro Bereich. Jede Aktion in servEase wird protokolliert: wer hat wann was gebucht, geändert oder storniert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was in deinem Betrieb passiert ist.

Kurz zusammengefasst

• Deine Daten sind von denen anderer Kund:innen technisch getrennt.

• Gästeprofile entstehen automatisch, ohne unnötige manuelle Datenerfassung.

• Ohne Einwilligung oder nach ihrem Widerruf werden Daten automatisch anonymisiert – mit Nachweis.

• Auskunft und Löschung lassen sich mit wenigen Klicks erledigen, teils sogar direkt vom Gast selbst.

• Allergiedaten werden besonders sorgfältig behandelt.

• Marketing-Mails laufen ausschließlich über eine bestätigte, protokollierte Anmeldung.

• Wer in deinem Team was sieht, bestimmst du – lückenlos protokolliert.

Bei konkreten rechtlichen Fragen zu deinem Betrieb empfehlen wir dir trotzdem, dich zusätzlich von einer Fachperson beraten zu lassen – diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung, sondern erklärt dir, wie servEase dich beim Datenschutz unterstützt.